1. ¿Qué es el correo electrónico?
2. ¿Para que puede utilizar usted el correo electrónico?
3. Microsoft Outlook - 98

o      ¿Qué es Outlook?

o      Como iniciar Outlook

o      Enviar Recibir y Leer un mensaje

o      Adjuntar un documento a un mensaje

o      Organizar la información - vistas y reglas.

¿Qué es el correo electrónico?

El correo electrónico es un sistema de mensajería que funciona a través de su ordenador. Gracias a él Usted puede enviar y recibir mensajes escritos, además de documentos adjuntos.

El funcionamiento es muy simple, básicamente el mismo que un sistema de correo tradicional. Al escribir un mensaje y enviarlo usted está poniendo un sello y depositando en un buzón su carta. Posteriormente el cartero, en este caso el sistema de correo de la compañía, recoge su mensaje y se encarga de hacerlo llegar a la oficina de correo del destinatario correspondiente, en este caso el sistema de correo de la compañía del destinatario, que posteriormente se lo entregará.

Todo este proceso se realiza con una efectividad mucho mayor a la que puede tener un sistema convencional de correo ya que todo el circuito se encuentra perfectamente automatizado y no conoce límites ni en la distancia, todo el mundo, ni tampoco en el tiempo, es inmediato.

Tipos de correo

Podemos dividir el correo básicamente en dos tipos: interno y externo.

La diferencia radica en el tipo de recorrido que realiza su mensaje y en el tipo de dirección del destinatario.

En el caso del correo interno Usted podrá identificar al destinatario simplemente por su nombre y primer apellido. El correo externo es esencialmente idéntico al anterior aunque se diferencie en la dirección del destinatario. Dependiendo de la compañía el formato puede ser muy variado:

Inicial y primer apellido jferre@circulolectores.com

Nombre . Apellido jaime.ferre@circulolectores.com

Apellido ferre@circulolectores.com

Como se puede observar después del nombre del destinatario aparece el símbolo arroba "@" seguido de la dirección de la compañía. Esto se debe a que para poder enviar el correo, el sistema neceista saber a qué dirección debe enviarlo.

Esquema de funcionamiento

¿Para que puede utilizar Usted el correo electrónico?

En este punto el usuario del correo electrónico debe tener claro cuáles son exactamente sus utilidades. A modo de resumen queremos recordar que además de textos este sistema permite enviar documentos y archivos adjuntándolos a los mensajes.

Utilidades

• Comunicados internos (en próximos puntos veremos cómo enviar mensajes con acuse de recibo y avisos del tipo "Avisar cuando el mensaje sea leído").

• Enviar hojas de trabajo adjuntas del tipo: Excel, Word o presentaciones Power Point.

• Mensajes a proveedores, colaboradores o personal externo a la compañía, evitando así la necesidad de utilizar el teléfono.

• Comunicarse fácilmente con personal de la compañía que no se encuentra en su localización habitual

• Etc...

¿Qué es Outlook?

Podríamos llamar a este programa de varias maneras. Si empezamos por un grado menor de sofisticación nos encontramos con que Microsoft Outlook es un programa para leer, escribir y enviar correo. Sin embargo Microsoft Outlook es, también, un asistente personal de información o PIM, siglas que responden a los vocablos anglosajones Personal Information Manager. Esta última es la definición que más se ajusta a sus funciones, dado que además de leer, escribir o enviar el correo, nos permite mantener una agenda de citas detallada, una lista de contactos, un tablero de notas amarillas (Post-it) y un calendario.

Este aspecto, es también el que facilita la gestión de grandes cantidades de correo electrónico, como ya veremos más adelante.

Cómo iniciar Outlook

Puede iniciar Outlook de dos maneras, la más rápida es hacer doble-click con el botón de la izquierda de su ratón sobre el icono de su escritorio, indicado con una flecha roja en la figura 1.

Figura 1. Escritorio de Windows 95-98

El segundo método para acceder a Outlook es abrir el menu inicio, ir a la opción programas, y allí seleccionar Microsoft Outlook. figura 2.

Figura 2. Menú de inicio de Windows 95-98

Enviar, recibir y leer su correo

Figura 3. Microsoft Outlook

Una vez abierto Outlook ya puede acceder a su correo, simplemente haciendo click en la bandeja de entrada, indicada con una flecha de color rojo figura 3. Es muy posible que antes de todo esto, aparezca el asistente de Office figura 4, simplemente pulse el botón aceptar, este personaje aparecerá cada vez que usted solicite ayuda (botón F1). Desde aquí podrá también escribir nuevos mensajes con el botón indicado con la flecha verde figura 3, los mensajes de correo nuevo no deben preocuparle ya que los recibirá automáticamente.

Figura 4. Cuadro de dialogo Asistente de office

Enviar un mensaje.

Para redactar un nuevo mensaje usted deberá pulsar el botón indicado en la figura 3 con una flecha de color verde, a partir de ese momento le aparecerá una nueva ventana figura 5, en esta ventana deberá rellenar básicamente tres apartados.

Figura 5. Ventana de nuevo mensaje.

Destinatario del mensaje, indicado en la figura 5 con una flecha roja. Si el usuario es de la misma compañía puede pulsar usted el botón señalado con la flecha de color azul, con lo que le aparecerá una lista de todos los usuarios de la compañía figura 6.

Asunto, o pequeña descripción del motivo del mensaje, indicado en la figura 5 con una flecha verde.

Texto , indicado en la figura 5 con la flecha de color gris.

Finalmente usted ya podrá enviar el mensaje, simplemente pulsando el botón enviar, señalado por una flecha de color negro en la figura 5.

Figura 6. Ventana de selección de destinatarios.

En la misma ventana puede encontrar la pestaña opciones, flecha roja en la figura 7, aquí podrá seleccionar la importancia del mensaje, su nivel de confidencialidad y si quiere ser avisado cuando este sea leído figura 7.

Figura 7. Pestaña de opciones.

Adjuntar un documento a un mensaje.

Este procedimiento es muy simple, se realiza pulsando el botón con forma de clip señalado en la figura 8 con una flecha de color rojo.

Figura 8. Ventana de nuevo mensaje.

Posteriormente nos aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 9 en el que podremos seleccionar el archivo a adjuntar, el resto del procedimiento es como en el punto anterior.

Figura 9. Cuadro de diálogo para la selección de fichero a adjuntar.

Organizar la información - vistas y reglas.

Outlook nos proporciona dos utilidades más que nos permiten organizar la información de una manera más eficiente. Por un lado las vistas, que permiten ver la información en múltiples formatos: Vista previa del mensaje, solo la última semana, agrupados por remitente, agrupados por conversación, etc...

No menos importante es el asistente para la bandeja de entrada que permite automatizar la gestión de mensajes, moverlos a otras carpetas, mostrar mensajes de alerta, borrarlos, etc...

Vistas:

En la figura 10 podemos ver indicado por una flecha de color rojo el selector de vistas, pulsando sobre el nos aparecerá una lista desplegable. Seleccionando cualquiera de la vistas disponibles veremos como los mensajes cambian su formato. También remarcar el icono de lista de carpetas señalado con una flecha verde en la figura 10, este icono nos mostrará todas las carpetas disponibles en ese momento.

Figura 10. Outlook

Asistente para la bandeja de entrada.

Esta utilidad se convierte en indispensable cuando el volumen de correo recibido es elevado, su funcionamiento es muy simple, y se accede mediante el menú Herramientas/Asistente para la bandeja de entrada, como muestra la figura 11.

Figura 11. Menú "Herramientas".

Una vez seleccionado esta opción nos aparece el cuadro de diálogo que muestra la figura 12, pulsaremos el botón señalado por la flecha de color rojo.

Figura 12. Asistente para la bandeja de entrada.

Pulsando este botón podremos añadir una regla, pudiendo escoger el remitente y tipo de acción que se desee realizar figura 13.

Figura 13. Cuadro de diálogo asistente para la bandeja de entrada.